Notion은 단순한 노트 앱이 아닙니다. 데이터베이스, 프로젝트 관리, 문서 협업을 하나의 플랫폼에서 처리할 수 있는 올인원 워크스페이스입니다. 여기에 자동화를 더하면 진정한 생산성 허브가 됩니다. Make와 Notion API를 활용해서 반복 작업을 자동화하는 방법을 알아봅니다.
Notion 자동화의 기본 이해
Notion API 소개
Notion은 2021년부터 공식 API를 제공합니다. API를 통해 페이지 생성, 데이터베이스 조작, 콘텐츠 수정 등을 자동화할 수 있습니다. Make에는 Notion 공식 모듈이 있어서 복잡한 코딩 없이 연동이 가능합니다.
Integration 설정
Notion API를 사용하려면 Integration을 생성해야 합니다:
1. notion.so/my-integrations 접속
2. “New Integration” 클릭
3. 이름 입력, 워크스페이스 선택
4. 권한 설정 (Read/Update/Insert 등)
5. Integration Token 복사
중요: Integration을 Notion 페이지에 연결해야 합니다. 해당 페이지에서 “…” 메뉴 → “Connections” → Integration 선택. 하위 페이지는 자동으로 접근 권한이 상속됩니다.
Make와 Notion 연동
연결 설정
Make에서 Notion 모듈을 추가하고 Connection을 설정합니다. Internal Integration Token을 입력하면 연결 완료입니다.
주요 Notion 모듈
Watch Database Items: 데이터베이스에 새 항목이 추가되거나 수정되면 트리거됩니다. 자동화의 시작점으로 가장 많이 사용합니다.
Create a Database Item: 데이터베이스에 새 항목을 추가합니다. 다른 서비스의 데이터를 Notion에 기록할 때 사용합니다.
Update a Database Item: 기존 항목의 속성을 수정합니다. 상태 변경, 날짜 업데이트 등에 사용합니다.
Get a Database Item: 특정 항목의 정보를 조회합니다. ID를 알고 있을 때 상세 정보를 가져옵니다.
Search Objects: 조건에 맞는 페이지나 데이터베이스를 검색합니다. 필터링이 필요할 때 사용합니다.
Create a Page: 새 페이지를 생성합니다. 문서 자동 생성에 활용합니다.
Append a Page Content: 기존 페이지에 콘텐츠를 추가합니다. 로그 기록, 일일 리포트 추가 등에 유용합니다.
실전 자동화 시나리오
시나리오 1: 이메일을 Notion에 자동 저장
중요한 이메일을 Notion 데이터베이스에 자동으로 저장합니다.
시나리오 구조:
Gmail Watch Emails(특정 라벨) → Notion Create Database Item
Notion 데이터베이스 구조:
– 제목 (Title): 이메일 제목
– 발신자 (Email): 보낸 사람
– 날짜 (Date): 수신 일시
– 상태 (Select): 미처리/처리중/완료
– 원문 링크 (URL): Gmail 링크
Gmail에서 “Important” 라벨이 붙은 이메일만 감시하도록 필터를 설정하면 중요한 이메일만 저장됩니다.
시나리오 2: 태스크 상태 변경 시 알림
Notion 태스크의 상태가 변경되면 Slack으로 알림을 보냅니다.
시나리오 구조:
Notion Watch Database Items(필터: 상태 변경) → Router
– 완료로 변경: Slack Send Message(축하 메시지)
– 긴급으로 변경: Slack Send Message(담당자 멘션)
팀 프로젝트에서 진행 상황을 실시간으로 공유할 수 있습니다. Notion을 확인하지 않아도 Slack에서 업데이트를 받습니다.
시나리오 3: 폼 응답을 Notion에 저장
Typeform, Google Form 등의 응답을 Notion 데이터베이스에 자동 저장합니다.
시나리오 구조:
Typeform Watch Responses → Notion Create Database Item
이벤트 신청, 설문 조사, 문의 접수 등에 활용합니다. Notion에서 응답을 관리하고 후속 조치를 추적할 수 있습니다.
시나리오 4: 일일 리포트 자동 생성
매일 정해진 시간에 리포트 페이지를 자동 생성합니다.
시나리오 구조:
Schedule(매일 오전 9시) → Notion Create Page(템플릿 기반)
리포트 페이지에 날짜, 오늘의 목표, 체크리스트 등을 미리 채워둡니다. 매일 수동으로 만들 필요 없이 자동 생성된 페이지를 사용하면 됩니다.
시나리오 5: 캘린더 이벤트와 동기화
Google Calendar 이벤트를 Notion 캘린더 데이터베이스와 동기화합니다.
시나리오 구조:
Google Calendar Watch Events → Notion Search(중복 확인) → Router
– 없으면: Notion Create Database Item
– 있으면: Notion Update Database Item
Notion에서 캘린더를 관리하면서 Google Calendar와 동기화 상태를 유지합니다. 어느 쪽에서 일정을 확인해도 동일한 정보를 볼 수 있습니다.
시나리오 6: 콘텐츠 파이프라인 자동화
콘텐츠 제작 과정을 자동화합니다. 아이디어 등록부터 발행까지 각 단계를 추적합니다.
데이터베이스 구조:
– 제목 (Title): 콘텐츠 제목
– 상태 (Select): 아이디어/작성중/검토중/발행완료
– 담당자 (Person): 작성자
– 마감일 (Date): 발행 예정일
– 플랫폼 (Multi-select): 블로그/유튜브/SNS
자동화:
– 상태가 “작성중”이 되면 담당자에게 Slack 알림
– 마감일 3일 전 리마인더 발송
– “발행완료”가 되면 발행 로그 업데이트
시나리오 7: 독서 기록 자동화
읽은 책 정보를 자동으로 Notion에 기록합니다.
시나리오 구조:
Webhook(책 ISBN 입력) → HTTP(도서 API 조회) → Notion Create Database Item
ISBN만 입력하면 제목, 저자, 표지 이미지, 출판사 등 상세 정보를 자동으로 가져와 저장합니다. 알라딘이나 국립중앙도서관 API를 활용합니다.
고급 자동화 기법
Notion 수식과 자동화 결합
Notion의 수식(Formula) 기능과 자동화를 결합하면 더 강력해집니다.
예: 프로젝트 진행률 자동 계산
– 데이터베이스에 완료/전체 태스크 수를 수식으로 계산
– 진행률이 100%가 되면 자동화 트리거
– 프로젝트 완료 알림 발송, 리포트 생성
Rollup을 활용한 집계
관계형 데이터베이스와 Rollup을 활용해서 집계 데이터를 계산하고, 이를 자동화에 활용합니다.
예: 고객별 총 주문 금액
– 고객 데이터베이스와 주문 데이터베이스 연결
– Rollup으로 고객별 총 주문 금액 계산
– 특정 금액 이상이면 VIP 등급 자동 부여
템플릿 버튼과 자동화
Notion의 템플릿 버튼으로 페이지를 생성하면 자동화가 트리거되도록 설정합니다.
예: 미팅 노트 자동 설정
– 미팅 노트 템플릿 버튼 클릭
– 새 페이지 생성 감지 (Watch Database Items)
– Google Calendar에서 관련 미팅 정보 가져오기
– 참석자에게 미팅 링크 자동 발송
Notion API 한계와 대응
속성 타입 제한
API로 모든 속성 타입을 완벽하게 다룰 수 있는 것은 아닙니다. 특히 Rollup, Formula는 읽기만 가능하고 직접 수정은 불가합니다.
대응: 수식 결과가 필요하면 먼저 관련 데이터를 업데이트하고, Notion이 자동 계산하게 합니다.
Rate Limit
Notion API는 초당 3요청으로 제한됩니다. 대량 데이터를 처리할 때 주의가 필요합니다.
대응: Make의 Sleep 모듈로 요청 간격을 조절합니다. 대량 작업은 배치로 나눠서 처리합니다.
블록 내용 수정
페이지 내부의 블록(텍스트, 이미지 등)을 수정하는 것은 복잡합니다. 블록 ID를 알아야 하고, 블록 타입별로 다른 형식을 사용해야 합니다.
대응: 가능하면 데이터베이스 속성을 활용합니다. 블록 수정이 꼭 필요하면 Append (추가)를 사용하고, 전체 교체는 피합니다.
실무 팁
데이터베이스 설계 원칙
자동화를 고려해서 데이터베이스를 설계합니다:
– 트리거 용도의 상태 속성 추가 (Select 타입)
– 외부 시스템과 연결할 ID 속성 추가
– 생성/수정 시간 자동 추적 (Created time, Last edited time)
– 속성 이름은 영어로 (API에서 한글 이름이 문제될 수 있음)
테스트 환경 구축
실제 데이터에 영향을 주지 않도록 테스트용 데이터베이스를 만듭니다. 자동화가 안정화되면 실제 데이터베이스로 전환합니다.
에러 처리
Notion API 호출이 실패할 수 있습니다. Make의 Error Handler를 설정해서 실패 시 알림을 받고, 나중에 재시도하도록 합니다.
시작 추천
Notion 자동화를 시작한다면 다음 순서를 추천합니다:
1. 간단한 읽기 자동화부터: Notion 데이터를 Slack이나 Email로 보내기
2. 쓰기 자동화: 외부 서비스 데이터를 Notion에 기록하기
3. 양방향 동기화: Notion과 다른 서비스 간 데이터 동기화
4. 복잡한 워크플로우: 여러 단계의 비즈니스 프로세스 자동화
Notion은 이미 많은 팀의 중심 도구입니다. 여기에 자동화를 더하면 데이터가 자동으로 흐르고, 사람은 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 오늘 하나의 자동화부터 시작해보세요.